Organiseer u: hoe ik ben overgestapt op werken in de cloud

Na jaren werken in een hybride systeem, waarbij sommige bestanden lokaal waren en sommige in de cloud, heb ik onlangs de overstap gemaakt naar volledig online werken. Ik koos ervoor om Google Drive te gebruiken, maar het had net zo gemakkelijk elke vergelijkbare service kunnen zijn, zoals Microsoft Office Online.

Hier is hoe ik migreerde naar de nieuwe omgeving, enkele voor- en nadelen van volledig online werken, en advies als je ook overweegt om over te schakelen.

Waarom ik migreerde naar Google Drive

Ik gebruik Google Drive al lang, inclusief Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Maar tot voor kort heb ik het nooit exclusief voor al mijn werk gebruikt.

In mijn vorige configuratie waren enkele bestanden lokaal op mijn computer opgeslagen (uiteraard met een back-up) en slechts een handvol bestanden die leefden als Google Documenten en andere online bestanden. Meestal gebruikte ik Google Drive voor bestanden die samenwerkten, zoals een document om een ​​vakantie met vrienden te plannen.

Een belangrijke reden waarom ik besloot om volledig naar de cloud te gaan, was omdat ik veel verschillende apparaten heb gebruikt, veel meer dan ooit tevoren. Op een bepaalde dag wil ik misschien werk doen vanaf een van de ongeveer vijf verschillende apparaten, afhankelijk van of ik thuis was, tijdens een vergadering, op reis of ergens anders. Ik heb een desktop-Mac, een Chromebook Pixel die draagbaar is maar niet geweldig voor vergaderingen, een smartphone en een laptop. En af en toe werk ik op de computer van iemand anders.

Waar mogelijk maak ik liever aantekeningen en bewerkingen rechtstreeks in mijn bestanden, in plaats van een afzonderlijke aantekening te maken in een notitie-app over wat ik later in het bestand moet doen. Werken in de cloud voldoet aan die behoefte, en Google Drive voldeed ook aan de meeste van mijn andere behoeften, zoals compatibiliteit met Microsoft Office-bestandsindelingen, veel opslag en ondersteuning voor alle apparaten die ik heb.

Wanneer al uw werk in de cloud staat, hebt u rechtstreeks toegang tot de bestanden. Zolang u een internetverbinding hebt (en soms zelfs wanneer u dat niet doet), kunt u de bestanden bewerken. Het heeft een paar jaar geduurd voordat Google Drive op dit punt kwam, maar nu het hier is, gebruik ik het met geweldige resultaten.

Tips voor migratie naar de cloud

Wanneer u besluit al uw werk in de cloud te houden en niets lokaal op te slaan, staat u voor een grote uitdaging: uitzoeken wat u met al uw oude bestanden moet doen. Mijn advies is: maak je niet teveel zorgen over oude bestanden. Verspil uw tijd niet met het perfect migreren of reorganiseren van al uw oude gegevens, waar u misschien toch nooit meer naar kijkt.

Richt u in plaats daarvan op hoe u in de toekomst nieuwe gegevens gaat organiseren of opslaan. In mijn geval begon ik Google Drive meteen te gebruiken voor al mijn nieuwe documenten. Ik heb nieuwe mappen gemaakt in Google Drive online die hetzelfde organisatorische systeem weerspiegelden dat ik op mijn desktop gebruikte. Toen ik een nieuw bestand begon, maakte ik er een Google-document van. Ik besteedde meer aandacht aan het heden dan aan het verleden.

Ik had wel een paar bestanden die ik zou classificeren als oud noch nieuw, maar 'doorlopend'. Een lopend bestand is er een dat ik lang geleden heb gemaakt, maar dat is nog steeds relevant en wordt vandaag nog gebruikt. In mijn geval zijn het meestal spreadsheets waar ik werk log als ik het afrond. Ik heb bijvoorbeeld een doorlopend bestand waarin ik artikelen bijhoud die ik schrijf, de datums die ze publiceren en andere metagegevens. Ik voeg er voortdurend aan toe, en het is altijd nuttig en relevant, ook al heb ik het jaren geleden gemaakt.

Om deze lopende bestanden te migreren, heb ik ze eenvoudigweg één voor één geüpload naar Google Drive en geconverteerd naar bestanden met Google-indeling. Excel-bestanden werden Google Spreadsheets. Gemakkelijk.

De reden dat ik ze een voor een deed was om te controleren of ze open gingen en dat de inhoud niet onleesbaar was. Gelukkig is alles soepel overgedragen. Toch heb ik die zeer waardevolle originele kopieën van de bestanden ongeveer een maand op mijn computer bewaard, voor het geval dat mij tot een ander advies leidt: bewaar originele kopieën van uw belangrijke bestanden gedurende een overlappende periode.

Als er iets misgaat met uw migratie, wilt u de originelen. Het is alsof je een papieren cheque op afstand deponeert met behulp van een mobiele app en de bank je een bericht stuurt met de vraag: "Waarom houd je die cheque niet vast totdat hij is gewist?"

Een ander advies is om te testen of de service op al uw apparaten werkt. Open verschillende bestanden. Schakel nu Wi-Fi uit en probeer ze te openen. Is het mogelijk, dwz, had u offline kopieën van bestanden die u verwachtte te hebben (meer over offline toegang in een moment)? Kunt u bewerken? Moet u apps of plug-ins installeren om het werk te doen dat u wilt doen? Het is moeilijker dan je zou denken om de tijd te nemen om deze proeven uit te voeren, maar het klopt zeker ergens opdagen en niet in staat zijn om alles te doen wat je gepland had.

Toen ik eenmaal aan het rollen was met mijn nieuwe systeem van volledig werken in Google Drive (maar nog steeds tijdens die overlappingsperiode voordat ik al mijn lokaal opgeslagen gegevens wegvaagde), installeerde ik de Google Drive-synchronisatiecomponent op mijn computer en maakte ik een back-up van de afgelopen twee jaar ' gegevens naar de cloud. Ik testte niet elk bestand om er zeker van te zijn dat ze netjes naar Google Drive werden geconverteerd, zoals ik deed met mijn belangrijke lopende bestanden, maar ik voelde me beter wetende dat ik veel van mijn oude gegevens had binnengehaald voor het geval ik het ooit nodig had. Het advies op dat vlak: maak een back-up van oude bestanden, maar besteed er niet teveel tijd aan.

Bij het afwegen van risico's en beloningen, gemakken en ongemakken, voelde ik dat het voldoende was om een ​​back-up van mijn oude gegevens, die ik waarschijnlijk nooit meer nodig heb, naar Google Drive te maken en het een dag te noemen.

Er zijn ook andere voor- en nadelen. Houd er rekening mee dat ik niet alle voor- en nadelen vermeld, maar slechts enkele die relevant zijn voor het gebruik van Google Drive uitsluitend voor werkbestanden.

Werken in de cloud: profs

Automatische back-ups. Ik weet dat de meeste mensen die nu geen back-up van hun gegevens maken, niet snel zullen beginnen. Wanneer u in Google Drive werkt, hoeft u niet na te denken over een back-up. Het gebeurt automatisch en vaak.

Zoveel ruimte! Google Drive wordt geleverd met een royale hoeveelheid ruimte. Iedereen met een Google-account krijgt minstens 15 GB, maar meer kopen is goedkoop. Bovendien zijn er andere mazen die u veel meer ruimte geven. Bestanden die u maakt in Google Drive, zoals Google Documenten, tellen bijvoorbeeld niet mee voor uw opslaglimiet! Dat is groot.

Compatibel met Office. Hoewel ik bestanden uitsluitend in Google Drive maak en bewerk, doet niet iedereen met wie ik samenwerk. Veel mensen gebruiken nog steeds Microsoft Office. Met Google Drive kunt u elk Google-bestandstype exporteren naar een Microsoft-indeling. Met slechts een paar klikken kan ik een Google Doc omzetten in een Word.docx-bestand.

Samenwerking. Voor realtime samenwerking gaat er niets boven Google Drive. U kunt bestanden delen met andere gebruikers, beheren wie ze kan bekijken en bewerken, en zelfs een chat hebben met uw medewerkers terwijl u samen aan een bestand werkt.

Lokaal synchroniseren. Zoals ik al zei, kon ik snel een back-up maken van mijn oude bestanden naar Google Drive omdat het een lokale synchronisatiecomponent heeft. Met deze functie kan Google Drive een dubbele taak vervullen als een online samenwerkingspakket voor kantoor en een bestandssynchronisatie- en back-upprogramma.

Prijs. Google Drive is gratis. Microsoft Office kost ongeveer $ 100 per jaar. Moet ik meer zeggen?

Werken in de cloud: Nadelen

Privacy- en beveiligingsoverwegingen. Mensen die helemaal geen cloudservice willen gebruiken, maken zich bijna altijd zorgen over privacy en beveiliging. Iemand anders bewaart uw gegevens op een locatie die u waarschijnlijk niet kunt lokaliseren. Google codeert uw bestanden die standaard in Drive zijn opgeslagen, maar het bedrijf beheert ook de sleutels voor u, wat voor sommigen een rode vlag is. Als u het bedrijf dat uw bestanden opslaat niet vertrouwt, of als uw bestanden zeer gevoelige informatie bevatten, is migratie naar de cloud misschien niet iets voor u.

Offline toegang. Werken in de cloud betekent dat u een internetverbinding nodig hebt. Navigeren door de online versus offline regels en configuraties kan erg lastig zijn. Soms gaat het mis of niet zoals je had verwacht.

Met Google Drive is het mogelijk om offline te werken, wat geweldig is, behalve dat er veel kanttekeningen zijn en eerlijk gezegd heb ik ze niet onthouden. Ik weet dat ik de Chrome-browser moet gebruiken om deze te laten werken, maar ik vergeet vaak de details. Ik heb gemerkt dat het laden van de bestanden waaraan ik wil werken voordat ik een gedeelte met wifi verlaat een goede oplossing is, maar nogmaals, alleen als ik Chrome gebruik. Daarna kan ik gemakkelijk aan deze bestanden werken (zolang ik het tabblad niet per ongeluk sluit).

Maar het kan rommelig worden.

Als ik klaar ben met offline bewerken, moet ik het apparaat nog steeds verbinden met internet om de wijzigingen in de cloud te krijgen. Soms veroorzaakt het problemen. Stel dat ik offline werk op een laptop terwijl ik in een vliegtuig zit. Het vliegtuig landt, ik stap in een taxi en dan herinner ik me een andere wijziging die ik wil aanbrengen. Als ik mijn telefoon open en het bestand laad via een gegevensverbinding, zie ik de oude kopie vóór alle wijzigingen die ik in het vliegtuig heb aangebracht, omdat ik ze nog niet heb gesynchroniseerd. Laten we zeggen dat ik dat punt vergeet en dat ik een paar wijzigingen aanbreng via de telefoon. Wanneer ik eindelijk mijn laptop op internet aansluit, gaat Google me vertellen dat er iets mis is. Er zijn oplossingen, maar geen ervan is schoon of eenvoudig. Maak je klaar om te kopiëren en plakken.

Zoeken werkt, behalve wanneer dit niet het geval is. Wanneer u uw bestanden opslaat met Google, de voornaam bij zoeken op internet, hebt u hoge verwachtingen van de zoekfunctie. Het vinden van bestanden in Google Drive is voor mij een schot in de roos. Wanneer ik op bestandsnaam zoek, vind ik waarschijnlijk wat ik nodig heb, maar niet altijd. Vooral onderstrepingstekens in bestandsnamen lijken Google voor een lus te gooien. Ik heb een bestand met de naam 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, maar wanneer ik naar 'Collaboration' zoek, laat de onderstaande afbeelding zien wat er opduikt.

Google doorzoekt de inhoud van uw bestanden, wat helpt, maar het kan nog steeds proberen en uitvinden wat u nodig hebt. Wanneer andere medewerkers bestanden met u delen, zijn dat degenen die ik vaak het moeilijkst vind om te vinden, met of zonder zoeken. Ik vertrouw uiteindelijk op bestanden gemarkeerd met een ster (favorieten) en de lijst met recente bestanden die Google Drive behoorlijk veel biedt.

Online afleiding. Om in Google Documenten te werken, moet er een browservenster geopend zijn en voor sommige mensen is online een gladde helling. Voor mij is het niet zo'n probleem. Ik gebruik verschillende hulpmiddelen en trucs om de productiviteit te verhogen en afleiding te minimaliseren. Maar voor anderen is gewoon online zijn een uitnodiging om op het web te surfen en niet echt werk te verzetten. Als je er beter in bent om werk af te krijgen wanneer je de internetverbinding loskoppelt, is werken in de cloud waarschijnlijk niets voor jou.

Moet je naar de cloud verhuizen?

Exclusief werken in de cloud heeft zijn voordelen, maar het brengt ook enkele frustraties met zich mee. Zoals ik al zei, betekent online werken niet noodzakelijkerwijs het gebruik van Google Drive, maar veel van de voor- en nadelen zullen hetzelfde zijn voor vergelijkbare oplossingen. Enkele vragen die je jezelf moet stellen voordat je naar de cloud gaat, zijn:

• Heb ik meestal betrouwbare internettoegang?
• Ben ik bereid om de offline versus online werkregels te leren?
• Zal werken in de cloud me toegang geven tot bestanden op een manier die ik nu niet heb en die ik ook daadwerkelijk zal gebruiken?
• Ben ik bereid te organiseren waar mijn werk wordt opgeslagen, zodat ik het gemakkelijk kan vinden?
• Kan ik de verleidingen van het surfen op het web weerstaan ​​als ik altijd verbonden ben?

Zie 30 Google Drive-tips voor meer advies.