Organiseer u: hoe u in 5 eenvoudige stappen kunt samenwerken in Microsoft Office

De grootste nieuwe functie in Microsoft Office 2016 is dat het realtime samenwerken mogelijk maakt. Toestaan ​​dat meer dan één persoon tegelijkertijd aan een bestand werkt en alle partijen de wijzigingen laat zien terwijl de bijdragers ze maken, is al lang een verkoopargument van rivaliserende kantoorpakketten, namelijk Google Drive met zijn documenten, spreadsheets en andere online productiviteits-apps. Live co-authoring in Office is een welkome, als te late, aanvulling op de Office-apps. Het gebruik van de functies voor gezamenlijk bewerken vereist een beetje installatie en enige knowhow. Deze vijf stappen helpen u op weg.

1. Controleer uw naam

Hoe weten mensen wie u bent wanneer u zich aanmeldt bij hun bestanden en begint met bewerken? Open een app, zoals Word of Excel, ga naar Bestand> Opties en zie op het tabblad Algemeen de titel "Personaliseer uw exemplaar van Microsoft Office." Mac-gebruikers vinden deze optie in Voorkeuren> Gebruiker. Hier kunt u uw naam, initialen en andere identificerende informatie bijwerken. Waarschijnlijk ziet u enkele gegevens die al zijn ingevuld op basis van uw Microsoft-account of welke informatie dan ook is verstrekt door de beheerder van uw bedrijfsaccount.

In ieder geval is het bijwerken van de naam en initialen nuttig als mensen u kennen door iets anders dan uw wettelijke naam of de ingevoerde naam. Het kiezen van identificeerbare initialen helpt ook als u een set initialen deelt met uw bijdragers. Ik veranderde bijvoorbeeld mijn veel voorkomende initialen, JD, in JED.

2. Bewaar bestanden in de cloud

Niemand kan met u aan een bestand werken als het bestand niet in een gedeelde ruimte is opgeslagen. U hebt een gemakkelijkere tijd om uw bestanden bij te houden als u ze vanaf het begin in een gedeelde ruimte opslaat, in plaats van te wachten tot Office 2016 u vraagt ​​om een ​​kopie naar een gedeelde ruimte te maken (wat het zal doen wanneer u probeer een bestand te delen dat lokaal is opgeslagen).

Ga naar Bestand> Opslaan als en kies een locatie op OneDrive (thuisgebruikers kiezen deze eerste optie), OneDrive voor Bedrijven of SharePoint.

3. Nodig medewerkers uit

Als u bijdragers wilt uitnodigen, hebt u het menu Opties voor delen nodig. Dit menu bevindt zich in de rechterbovenhoek. Zoek naar het pictogram 'persoon met plusteken'. Vanaf hier kunt u 'Mensen uitnodigen' kiezen.

Mensen uitnodigen opent een vak in hetzelfde venster waarin u e-mailadressen invoert, een optioneel bericht toevoegt en het bestand per e-mail deelt. Op de Mac-versie van Office 2016 voor de Mac biedt de knop Delen ook de optie Link kopiëren en Bijlage verzenden, die Windows-gebruikers kunnen vinden in het paneel Bestand> Delen. Onderaan het deelvenster Delen bevindt zich de optie "Een deellink verkrijgen", die een link naar het bestand naar uw klembord kopieert, die u in elk gewenst communicatie- of samenwerkingsplatform kunt plakken.

4. Wanneer real-time bewerkingen niet verschijnen, Vernieuwen om wijzigingen te zien

Als u en al uw medewerkers dezelfde OneDrive voor Bedrijven of SharePoint-locatie gebruiken om bestanden op te slaan en u allemaal dezelfde versie van Office 2016 gebruikt, zou u wijzigingen in uw bestand moeten kunnen zien wanneer ze zich voordoen, waarbij het typen door iedereen wordt gemarkeerd door een kleur en een identificerende set initialen of een afbeelding.

Maar als uw medewerkers toegang hebben tot het bestand dat u op een andere manier hebt gedeeld, zoals via de online versie van Word, zoals mijn medewerker tijdens het testen deed, ziet u mogelijk geen wijzigingen in realtime. Ik moest mijn bestand handmatig vernieuwen of bijwerken.

Zoek helemaal onderaan het venster naar een regel met de tekst 'updates beschikbaar'.

Vernieuw het document door op die tekst te klikken en de wijzigingen van uw bijdragers worden weergegeven.

5. Vergrendel inhoud om wijzigingen te voorkomen

Soms nodig je bijdragers uit om een ​​document te helpen bewerken, maar er is inhoud die ze niet mogen wijzigen. Je kunt het vergrendelen met het hulpmiddel Blokkeer auteurs, dat niet zo intuïtief is genoemd. Het klinkt alsof het bewerkingsrechten zal intrekken, terwijl het in feite eenvoudig inhoud vergrendelt die u selecteert om te worden bewerkt.

Markeer de inhoud die u wilt vergrendelen. Ga naar Review> Auteurs blokkeren. Het gemarkeerde gedeelte zal nu een pictogram ernaast hebben dat aangeeft dat alleen u het kunt wijzigen.