Organiseer u: hoe u de e-mailtijd kunt vermijden

E-mail verwoest de productiviteit en bijna niemand realiseert zich hoe slecht. De hoeveelheid tijd die mensen doorbrengen in e-mailprogramma's is enorm, zweeft bijna 30 procent van elke dag. Er is echter een manier om er grip op te krijgen. En u kunt het e-mailprobleem eigenlijk overwinnen zonder noodzakelijkerwijs de totale hoeveelheid tijd die u in e-mail doorbrengt te verminderen. De oplossing, die ik hieronder deel, hangt af van het eerst beter begrijpen van het probleem.

E-mail is erger dan Facebook

E-mail is slechter voor uw productiviteit dan Facebook, volgens onderzoek, en het probleem is dat mensen zich niet realiseren hoeveel tijd ze aan e-mail doorbrengen.

Robby Macdonell, vice-president productontwikkeling bij RescueTime, is het hiermee eens, op basis van wat hij ziet en hoort van gebruikers. RescueTime is een tijdbeheerprogramma dat de apps en websites bijhoudt die u gebruikt op uw computer en mobiele apparaat. Vervolgens worden rapporten gegenereerd die laten zien hoe u uw tijd doorbrengt.

Ik vroeg Macdonell welke productiviteitstrends hij en zijn collega's van RescueTime zien wanneer ze gezamenlijk naar gegevens kijken die ze van hun gebruikers hebben verzameld. "De grootste trend die we zien, is dat de tijd van mensen wordt gedomineerd door communicatie-apps. Specifiek e-mail is degene die in onze gegevens altijd bovenaan staat."

"Een ding dat we horen van mensen die zich aanmelden voor RescueTime is: 'Ik ben bang om te zien wat de gegevens zeggen, omdat ik niet wil zien hoeveel tijd ik op Facebook of Reddit doorbreng.' Vaak, een week later, zeggen ze: 'Het was niet zo erg als ik dacht, maar oh mijn god, ik besteed veel tijd aan e-mail', voegde Macdonell eraan toe.

Waarom is e-mail 'slecht?'

Dus waarom is e-mail slecht, precies? Sommige productiviteitsexperts zeggen dat dit komt omdat e-mail 'werk over werk' is en niet het daadwerkelijke werk zelf. Een ander argument, dat waarschijnlijk nauwkeuriger is, is dat e-mail ons voortdurend onderbreekt. De hoeveelheid tijd die we in e-mail doorbrengen is niet het probleem. Het is dat de tijd over de dag wordt verdeeld.

Vooral kenniswerkers hebben meestal ononderbroken aandacht nodig om het echt belangrijke werk te kunnen doen. "De meeste mensen verdoezelen het feit dat e-mail de activiteit is die je de hele dag door herhaaldelijk weghaalt van die creatieve gedachte, " zei Macdonell.

Meer dan eens een e-mail lezen veroorzaakt overbelasting en maakt je moe, volgens Mikael Berner, CEO van EasilyDo, een app die kleine aspecten van je leven automatiseert om je tijd te besparen. Wanneer we de hele dag door e-mail checken, verwerken we de e-mail niet of zorgen we er niet voor en die seconden zorgen voor verspilde tijd. "Als u een e-mail gaat openen, doet u er iets mee, zoals erop reageren, of verwijdert u het, of slaat u het weg. Open zelfs geen e-mail tenzij u het meteen kunt verwerken."

Bovendien zijn communicatiesystemen ontworpen om u te waarschuwen wanneer een nieuw bericht binnenkomt. "Ze pingen je de hele tijd met meldingen, " zei Macdonell. "Het wordt steeds zeldzamer dat je meer dan een paar minuten krijgt voordat je wordt overgehaald voor een andere activiteit." Zelfs als u niet elke e-mail die volledig in uw inbox binnenkomt, leest, is uw aandacht verdeeld wanneer u een melding krijgt dat er een nieuwe e-mail is aangekomen. En zelfs als u geen meldingen hebt ingeschakeld, verbreekt u nog steeds uw eigen focus elke keer dat u de inbox controleert om te zien of iemand u probeert te e-mailen over een dringende kwestie.

"Het is niet alsof 30 procent van iemands tijd aan het begin van de dag in e-mail wordt doorgebracht en dan de rest van de dag wordt besteed aan het doen van andere dingen, " zei hij. "Het is erg verspreid, wat suggereert dat je constant wordt onderbroken."

E-mail bestrijden

U kunt uit e-mail komen en teruggaan naar het echte, harde werk. Het kan in slechts enkele weken en in vijf eenvoudige stappen worden gedaan.

1. Installeer een tijdregistratieprogramma, zoals RescueTime of Toggl, en laat het bijhouden hoeveel tijd u elke dag en wanneer per e-mail doorbrengt. Zorg ervoor dat al uw e-mail- en chat-apps nauwkeurig zijn geclassificeerd als communicatie.

2. Wacht ongeveer twee weken zodat u voldoende gegevens hebt. Kies vervolgens een willekeurige datum en bekijk uw uurrapport. U bent in goede vorm als uw communicatiegebruik geconcentreerd is op één of twee keer per dag. U bent er slecht aan toe en moet wijzigingen aanbrengen als uw communicatie-apps over de dag in kleine plakjes worden verspreid, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

Het doel is niet noodzakelijkerwijs om het aantal uren dat u in e-mail doorbrengt te verminderen. Het doel is om e-mailgebruik minder verspreid en geconcentreerder te maken, zodat uw rapporten er meer als volgt uitzien:

3. Bepaal op basis van uw patronen een of twee keer per dag dat u de e-mail niet wilt controleren. Voor veel mensen zijn de ochtend, tot ongeveer een uur voor je middagpauze, en de middag, die ongeveer een uur na je middagpauze begint, ideale tijden. Sluit in die periodes e-mail-apps en blokkeer webmail door een afleidingsvrije tool zoals StayFocusd te installeren. Als u een RescueTime Premium-account hebt, kunt u de hulpprogramma's gebruiken om toegang tot webmail te blokkeren.

4. Kies ook een tijdstip waarop u de e-mail wilt controleren. Stel dat uw niet-e-mail focusperiode van 9:00 tot 11:30 uur is en uw e-mailsessie van 11:30 tot lunchtijd. Als het 11:10 uur is en je voelt je verleid om e-mail te controleren, is het gemakkelijker om het uit te stellen als je een vooraf bepaalde tijd hebt waarop je die inbox opent.

5. Als u paranoïde bent dat er een urgent en belangrijk bericht binnenkomt terwijl u probeert te werken, stel dan een VIP-waarschuwingssysteem in. iOS-gebruikers hebben er al een ingebouwd in hun Mail-app. Als je geen iOS gebruikt of als je een VIP-waarschuwingssysteem wilt met meer opties en aanpassingen, probeer dan AwayFind. In beide gevallen kunt u een melding krijgen, zoals een pushmelding op uw telefoon of zelfs een sms, wanneer een zeer belangrijke persoon u e-mailt. Dat betekent dat u e-mail alleen kunt controleren als u een melding ontvangt, wat hopelijk zelden zal gebeuren. Alle andere e-mail kan wachten.

Een andere truc die ik persoonlijk gebruik, is om het openen van mijn e-mailtoepassingen uit te stellen zodra ik begin te werken. Ik loop graag 's ochtends op mijn telefoon door mijn werk-e-mail, gewoon om te controleren of er iets echt dringend is. De reden dat ik de telefoon gebruik is omdat ik het gemakkelijker vind om uit te schakelen dan mijn laptop of desktopcomputer als er niets is dat mijn onmiddellijke aandacht vereist. Als ik een e-mail zie die belangrijk maar niet urgent is, voeg ik misschien een ster toe. Als het echt dringend is, antwoord ik rechtstreeks vanaf de telefoon. Maar omdat ik niet van lezen of schrijven aan de telefoon houd, kom ik niet in de verleiding om andere e-mails binnen te dringen die niet echt urgent zijn.

Het zijn dit soort kleine trucs die een grote winst opleveren om u uit e-mail te houden en u terug te brengen naar het werk dat ertoe doet.