Video: HOE JE EEN EINDE MAAKT AAN CONSTANT OPRUIMEN (November 2024)
Digitale rommel, fysieke rommel, emotionele rommel… Het eist allemaal zijn tol van je leven. Juni Saruwatari weet van rommel. Ze is een organisatie- en productiviteitsexpert, evenals de auteur van een nieuw boek genaamd Behind the Clutter: Truth. Liefde. Betekenis. Doel .
Ze is een vrouw naar mijn eigen hart. Veel van haar leidende principes voor georganiseerd zijn lijken op die van mij, geworteld in gezond verstand, zoals het vertrouwen op je systeem en het elimineren van afleidingen.
De reden dat ik het verpest heb - en dit is allemaal relevant voor het werk van Saruwatari - is dat ik te veel aan de hand had in mijn leven, te veel dingen in mijn hoofd om te onthouden. Iets moest geven. Ik was onlangs verhuisd naar een nieuwe staat, startte een nieuwe levensstijl en bereid me momenteel voor om naar een nieuw land te verhuizen. Saruwatari zou kunnen zeggen dat ik behoefte heb aan een mentale dumping, een dagelijkse praktijk waar ze elke taak opschrijven die haar bezighoudt, ongeacht of het al op haar takenlijst staat. Dat zuiveren, gelooft ze, bevrijdt ons om niet alleen productiever te zijn, maar ook in vrede met onszelf.
Toen we eindelijk contact maakten via Skype, was Saruwatari bubbels, maar toch kalm en ze lachte vaak, zelfs bij het beschrijven van de meer alledaagse procedures om zich te organiseren. Ze begon ons interview met het beantwoorden van mijn eerste vraag voordat ik zelfs de kans kreeg om het te stellen.
June Saruwatari: Mijn filosofie over rommel, zowel digitaal als fysiek, is dat het dezelfde kwestie is. Mensen neigen ertoe om digitale rommel te verzamelen omdat ze het niet echt kunnen zien.
Rommel is onafgemaakte zaken. Rommel blijft in de beknoptheid, en je draagt het met je mee. Als je digitale dingen hebt, en je hebt deze niet losgelaten, en het heeft geen doel, en je hebt vastgesteld dat het niet nuttig is, dan is dat rommel.
De onafgemaakte zaken van, zeg, alle taken in je geest waar je niet voor hebt gezorgd, of de onvergeving in je hart, of zoiets - bedankbrieven die je niet hebt geschreven, de dankbaarheid in je hart dat niet is uitgedrukt - dat is ook allemaal rommel.
Dus er is emotioneel, er is mentaal, en dan is er digitale rommel. Er is ook een verband tussen hen en de fysieke rommel.
Jill Duffy: Praat een beetje meer over de kosten van rommel, of het nu digitaal of fysiek is.
JS: Mensen voelen zich machteloos, niet energiek, niet optimistisch, alsof ze in een neerwaartse spiraal in hun leven zitten. Mensen vertellen me dat ze fysiek het gevoel hebben dat ze stikken als ze te veel rommel hebben. En dat kan niet alleen fysieke rommel zijn, maar rommel in je hoofd. Het is overweldigend. Je kunt niet vooruit gaan! Mensen voelen zich verlamd, geïmmobiliseerd, energiek.
Of het nu fysieke of digitale rommel is, het is verbonden met de emotionele en spirituele rommel.
JD: Ga je in je boek in op de tijdkosten van rommel?
JS: Ja, dat doe ik! Ik ben er super gepassioneerd over. Ik geef al jaren tijdmanagement, ik noem het al jaren uitbreiding. Het is allemaal verbonden.
Als je rommel hebt, kost het je twee keer zoveel tijd om iets te doen of ergens te komen. Als je erover denkt om in een huis te zijn, als het pad vol is met spullen, zal het twee keer zo lang duren om door de deur te komen. Je kunt niet eens bij de deur komen als er veel rommel is!
Op dezelfde manier kan het pad naar het doen van een activiteit rommelig zijn. Ik praat bijvoorbeeld met je en ik wil een boeiend gesprek hebben, maar als er rommel is, zal er rommel in mijn hoofd zijn. Als ik aan iets anders denk, ben ik op dit moment niet echt bij je. Dat belet ons dus om een boeiend gesprek te voeren. De honderd e-mails in mijn inbox doen me denken: "Oh mijn god, wat zit daar nog niet in?"
Er zijn 86.400 seconden per dag. Als iemand datzelfde aantal in dollars zou geven , dus $ 86.400, op een dag en je zou vertellen: "Je kunt het niet omdraaien, je kunt niet beslissen wat je er op een andere dag mee wilt doen, " wat zou je doen? Je zou het verstandig investeren. Je zou beginnen met het bouwen van een stichting.
Veel mensen die geïnteresseerd zijn in productiviteit en gepassioneerd zijn door technologie, raken verstrikt in nieuwe apps en nieuwe programma's, en ze vergeten dat ze eerst met een basis moeten beginnen. De 86.400 seconden per dag of 168 uur per week of 24 uur per dag - wat wilt u ermee doen?
Ik begin met rollen. Ik begin met de stichting. Wat zijn de rollen in je leven? Denk er nu eens over na als een cirkeldiagram. Hoeveel tijd wilt u besteden aan het spelen van elke rol? Dan kijk je naar je tijd als een puzzel en verplaats je dingen.
Er is altijd een afschrijving. Mensen denken dat ze 300 uur per week hebben, maar het is echt 168.
JD: Wat zegt dat? Heb je evenveel uren per week als Beyonce?
JS: Obama, Madonna, Ghandi, Boeddha, Jezus - iedereen heeft dezelfde hoeveelheid tijd in een week! Als mensen klagen dat ze niet genoeg tijd hebben, zeg ik: "Stop ermee", omdat ze vechten tegen de waarheid van wat is .
Waarheid, liefde, betekenis, doel. Wanneer ik met mensen op hun tijd werk, vraag ik: "Waarlijk, wat doe je met je 168 uur?" Eerst moeten ze erachter komen waarom ze het gevoel hebben dat ze een tekort hebben en waarom ze zich overweldigd voelen. Dan vraag ik wat het ideaal is? Waar wil je zijn met de 168 uur?
Hier is de filosofie: wanneer je duidelijke grenzen voor je tijd creëert, ben je grenzeloos binnen die tijd. Wanneer je duidelijke grenzen aan dingen creëert, kun je grenzeloos zijn binnen die ruimte.
Wat we doen is een intentie stellen. Dus bijvoorbeeld: "In dit uur ga ik mijn takenlijst voorbereiden om naar India te gaan." En wat er gebeurt is dat het niet vijf uur duurt. Het duurt dat een uur omdat je die intentie hebt bepaald.
JD: Dus het gaat erom jezelf een realistische limiet te geven en dan binnen die limiet te werken.
JS: Ja. Realistische limiet, of wat is uw idee van realistisch. Iedereen heeft een eigen idee van wat dat betekent. Wanneer je die tijd creëert en eraan toegewijd bent, ben je erop gericht met de laser.
JD: Wat zien mensen als een gebied waar ze minder tijd willen doorbrengen, als ze eenmaal kijken hoe ze hun tijd doorbrengen?
JS: Enkele voorbeelden gaan het konijnenhol van sociale media in. Ook het controleren van e-mails gedurende de dag. Het is beter om het een keer in de ochtend te doen, misschien een keer in de middag nadat je terug bent van de lunch en een keer aan het einde van de dag.
Een andere is onderbrekingen. Op een kantoor krijgen veel mensen onderbrekingen als je een open-deurbeleid hebt, en ik zeg altijd dat je mensen moet leren hoe ze je moeten behandelen. Ik maakte een grapje met een van mijn klanten dat iedereen een nummer moet nemen voordat ze haar kantoor binnenkomen, in plaats van alleen binnen te barsten.
Het draait allemaal om systemen. Als u onderbrekingen op het werk heeft en u bent een manager, moet u iedereen die voor u werkt, leren uw tijd te respecteren, misschien door uw deur te sluiten. Je zou kantooruren kunnen hebben, alsof je een professor bent, misschien tussen 10:00 en 12:00 zeggen, ik sta open voor iedereen die vragen heeft, maar tussen 2:00 en 3:30 ga ik doen lezen en onderzoek.
Houd je eigen tijd vrij, alsof het een ontmoeting met iemand anders is.
JD: Dat is een goede tip om je eigen tijd te behandelen alsof het een vergadering is.
JS: Ja, of een afspraak met een arts. Het is net zo belangrijk.
JD: Sommige van mijn favoriete apps en online services zijn onzichtbaar en zonder dat ik actie hoef te ondernemen, zoals IFTTT, RescueTime en EasilyDo. Heb je favoriete apps die je helpen je tijd te maximaliseren of je tijd kostbaar te houden?
JS: Herinneringen zijn geweldig. Het is alsof je een virtuele persoonlijke assistent hebt. Outlook ook. Het is een beproefd systeem. U kunt een waarschuwing instellen. Je kunt het snoozen. U kunt het doorsturen naar iemand anders om het te regelen. Ik hou ervan.
Ik probeer het zo eenvoudig mogelijk te houden en heb niet teveel programma's. Zoals je waarschijnlijk kunt zien, ben ik op sommige manieren als een kind, en als het te ingewikkeld wordt, verveel ik me en ga ik ergens anders heen.
Hier is een voorbeeld: apps scannen. Al deze prachtige scanprogramma's verschijnen elke dag. Ik had er vier die ik aan het onderzoeken was en ik wilde gewoon iets vinden zodat ik een van mijn apparaten kwijt kon. Ik vond er meteen een, dus bij de andere nam ik niet teveel tijd om ze uit te proberen. Toen ik de andere probeerde, zodra ik besefte dat het niets voor mij was, verwijderen!
Als u verschillende apps en verschillende systemen onderzoekt en merkt dat iets niet werkt, moet u het verwijderen, zelfs als u er geld voor hebt betaald. Concentreer je op degene waarvan je voelt dat het met je resoneert en neem het helemaal door. Wat er met veel mensen gebeurt, is twee weken later, ze proberen iets anders en dan hebben ze weer digitale rommel.
JD: Ik heb datzelfde patroon opgemerkt. Mensen die van technologie houden, willen alles nieuw proberen in plaats van één app te kiezen en zich erop toeleggen deze te gebruiken. Ze zien het niet als een investering in hun tijd.
JS: Ze laten het niet gaan! Ik zal kijken naar iemands rommelige telefoon en ze zullen apps hebben die ze een jaar geleden hebben gedownload en nooit hebben gebruikt. Ik zeg tegen hen: "Verwijderen, verwijderen, verwijderen!"
Mensen zijn bang om programma's die ze hebben gekocht te verwijderen. Maar het komt weer terug als ze het nodig hebben.
Een ander programma waar ik van hou is PaperKarma. Als u echte fysieke ongewenste e-mail ontvangt, neemt u gewoon een foto van het postetiket met de barcode en zij halen u van de lijst. Dan komt het naar je terug en zegt: "Succes!" wanneer het werkt.
JD: Ik wil even terug naar Outlook. Je zei dat je veel herinneringen gebruikt. Kun je een voorbeeld geven van een dag en wat voor dingen je als herinnering gebruikt, waar de tijdsblokken voor zijn, enzovoort?
JS: Ja, laten we beginnen met hoe die herinneringen daar binnenkomen. Aan het begin van elke dag wil je een mentale dumping uitvoeren van alle dingen in je hoofd die je moet doen. Nog niet categoriseren. Na twee of drie minuten heb je misschien 25 dingen. Wijs vervolgens, op basis van uw intuïtie en waar u zich vandaag bevindt, een actiedatum toe, zodat u zich eraan verbindt. Vervolgens moet u enkele categorieën instellen voor uw takenlijst en u gaat aan elke categorie een categorie toewijzen. Dat is er een deel van.
Het andere deel is dat wanneer u uw schema instelt, u duidelijke grenzen voor uw tijd moet hebben. Aan het begin en einde van elke dag wilt u uw takenlijst bekijken en prioriteit geven aan de taken die u wilt uitvoeren. Laten we voor u als schrijver zeggen dat u "Schrijven of Onderzoek" als categorie heeft. Misschien doe je die taakcategorie niet elke dag. Je doet het misschien alleen op dinsdag en donderdag.
JD: Het lijkt erop dat mentale dumping bedoeld is om de hersenrommel vrij te maken, om die dingen uit je hoofd te krijgen, van je borst te krijgen, naar beneden te halen en er vervolgens een voor een op een zeer georganiseerde en systematische manier mee om te gaan.
JS: Ja. En dit is het belangrijkste: ik wil niet dat je gaat kijken of je die taak al op de lijst hebt staan. Het hele punt is mentaal dumpen. Als je iets opschrijft en ziet dat het al 10 keer op je takenlijst staat - en dat is gek maken! - laat het zien hoe vaak je erover nadenkt. Nu gaat het om het ontwikkelen van een systeem om de taak te onthouden en het voor elkaar te krijgen, en erop te vertrouwen dat het systeem voor u zal werken, dat u op dat systeem kunt vertrouwen, dat u erop kunt rekenen.
Het belangrijkste is om het systeem te vinden dat voor u werkt. Vergeet wat iedereen doet.
Ik wou dat mensen een week lang een digitale detox konden doen om erachter te komen wat echt belangrijk is. Wat er gebeurt als je wordt overspoeld met dingen, is dat alles 'belangrijk' wordt.
Wat is je nalatenschap? Waarom ben je hier op aarde? Als je een manager bent bij een bedrijf of een ondernemer, wat is je doel of missieverklaring? Je raakt zo verstrikt in het productief zijn omwille van het productief zijn dat je de intentie uit het oog verliest, het waarom je iets doet.
Het is zo makkelijk! Ben je dol op de tijd die je doorbrengt? Wat is de waarheid van die rol die je speelt? Wat is de waarheid van de tijd die je doorbrengt? Heeft het betekenis voor jou? Soms besteden we tijd aan dingen die betekenis hebben voor andere mensen en moeten we weten welk doel het dient. Waarheid, liefde, betekenis, doel. Het is zo makkelijk.
JD: Waarom denk je dat zoveel mensen moeite hebben om terug te keren naar hun missieverklaring of hun doel?
JS: Omdat ze overspoeld zijn met rommel.
Ik vertel mensen om te stoppen en in te checken met hun waarheid, liefde, betekenis en doel, en constante waakzaamheid te hebben. Zonder rommel wordt alles heel duidelijk.
JD: Als u drukke professionals zou kunnen aanmoedigen om één soort rommel op te geven of één ding dat hun leven rommelig maakt, wat zou u hen adviseren?
JS: Uw inbox op nul hebben.
JD: U zou hen adviseren om nul berichten te hebben, of u zou hen adviseren om dat doel op te geven?
JS: Ik vertelde een klant: "Als je je inbox kunt wissen en aan het einde van de dag geen berichten meer hebt, zul je je een miljoen dollar voelen." Wat ik hiermee bedoel, is een systeem hebben zodat je een bericht kunt bekijken, aanraken en beslissen of het iets is waar je op gaat reageren, of dat je het later wilt lezen en in een Lees de map of besluit dat u zich wilt afmelden voor een lijst - ik denk dat dat het enige is voor digitale rommel. Als professionals hun inbox op nul kunnen zetten, vind ik dat een geweldig doel. En ik bedoel niet dat je op elk ding actie zult ondernemen. Ik denk gewoon dat het je zal helpen om jezelf mentaal te zuiveren, zodat je voorbereid bent op alles wat de dag voor je in petto heeft, of naar huis gaan en volledig aanwezig zijn en betrokken zijn bij je gezin, of als je op date gaat, volledig betrokken bent met je partner. Het is een spirituele, mentale, emotionele praktijk.
