Wees georganiseerd: 5 manieren om uw productiviteit te saboteren

Ik besteed veel tijd aan het lezen van onderzoek over organisatie en productiviteit, en ik breng veel tijd door met technisch enthousiastelingen. Omdat ik theorieën en best practices heb gevonden over het maximaliseren van productiviteit en georganiseerd blijven, merk ik ook veel voorkomende gewoonten op bij mensen die houden van technologie die direct hun vermogen om op hun best te functioneren, saboteert.

Mensen praten veel over productiviteit, maar brengen zelden veel tijd door met discussiëren over wat het is. Voor mij is productiviteit zeer persoonlijk, maar uiteindelijk gaat het om het behalen van doelen.

Een doel kan van alles zijn, van het maximaliseren van de winst in een bedrijf, tot het sneller doen van een negen-tot-vijf-taak zodat u nog wat mentale en fysieke middelen over heeft om persoonlijke interesses na te streven. Sommige mensen willen elke dag sneller het kantoor verlaten om meer tijd met hun gezin door te brengen. Sommige mensen willen elke avond twee uur werken om een ​​filmscript te schrijven.

Wat je ook wilt doen, je meest productieve zelf zijn betekent:

1. nadenken over wat je voor elkaar wilt krijgen, 2. uitzoeken wat u kunt doen als u een optimale omgeving creëert, en

3. doorgaan met het creëren van een optimale omgeving en het voltooien van uw taken of het bereiken van uw doelen.

Natuurlijk is de opvolging meestal het probleem. Laat me wijzen op enkele van de meest voorkomende manieren waarop ik tech-enthousiastelingen in het bijzonder hun productiviteit zie saboteren.

1. App-hoppen

Als je van technologie houdt, hou je waarschijnlijk ook van apps. Je downloadt altijd de nieuwste app. Je bent er trots op een vroege adoptant te zijn. Je saboteert jezelf echter als je app-hopt met productiviteits-apps. Productiviteits-apps zijn alle apps en services die u helpen om werk gedaan te krijgen, inclusief takenlijsten, apps voor taakbeheer, services voor het synchroniseren van bestanden, apps voor het maken van notities, kalenders en kantoorpakketten.

Met elke nieuwe app zal er een tijdinvestering zijn voor migratie en leren hoe het systeem te gebruiken. Voeg maatwerk toe en u verspilt veel tijd die u had kunnen besteden om productief te zijn. Bovendien kost het je een tijdje om nieuwe gewoonten te ontwikkelen voor het gebruik van deze apps die je waarschijnlijk dagelijks gebruikt. Dat is meer verloren tijd en vaak meer 'werk over werk'.

Dat gezegd hebbende, moet u elke app of service verwijderen die niet aan uw behoeften voldoet. Maar die beslissing moet gebaseerd zijn op of uw bestaande tools doen wat u nodig hebt, niet of u denkt dat het gras groener kan zijn met een andere app.

Advies: kies één app voor al uw productiviteitsbehoeften en houd u eraan.

2. In het zwarte gat van de e-mail vallen

De meeste tech-enthousiastelingen weten dat ze niet te veel tijd aan e-mail moeten verspillen, en toch worden ze er elke dag uren in gezogen. Hoe erg is uw e-mailprobleem? Weet je zelfs hoeveel tijd je verspilt?

Een manier om dit te meten is door RescueTime te gebruiken, een freemium-tool die onzichtbaar op de achtergrond werkt om vast te leggen hoeveel tijd u doorbrengt in elke app en website die u gebruikt, inclusief e-mail.

RescueTime kan uw ogen openen voor de ernst van uw e-mailprobleem, maar het kan u niet weerhouden het te gebruiken. De plug-in Stayfocusd kan als u webgebaseerde e-mail gebruikt. Voeg uw e-mailwebsite toe aan de lijst met domeinen waartoe u geen toegang hebt en stel vervolgens de tijden in waarop de beperkingen moeten worden toegepast. StayFocusd blokkeert u van de site.

Over tijden gesproken, een andere manier om een ​​e-mailprobleem te beteugelen is om nieuwe gewoonten te creëren voor wanneer u e-mail controleert. Experts zijn het er over het algemeen over eens dat een van de slechtste manieren waarop mensen hun productiviteit saboteren, is door e-mail te openen zodra ze bij hun bureau komen. Het is beter om de dag te beginnen met een zeer productieve taak en e-mail op te slaan voor later.

"Maar, " protesteer je, "wat als er een belangrijke e-mail is waar ik dringend iets aan moet doen?" Als e-mail een halsband om uw nek is, controleer dan de werk-e-mail op uw smartphone en onderneem alleen actie bij dringende zaken. Maak er een gewoonte van om het alleen op de telefoon te controleren, waardoor het gemakkelijker wordt om de e-mail-app te sluiten en aan het echte werk te gaan. Doe minstens 45 minuten echt werk voordat u uiteindelijk e-mail op uw computer start. Misschien merk je gewoon dat je in die belangrijke taak bent gezogen en e-mail tot veel later negeert, en dat is een goede gewoonte om te ontwikkelen.

Als al het andere faalt, herhaal ik deze mantra: ik word niet betaald om e-mail te beantwoorden.

Opmerking: mogelijk moet u de mantra wijzigen als u inderdaad wordt betaald om e-mail te beantwoorden.

Advies: gebruik RescueTime om uw e-mailprobleem te kwantificeren. Open nooit eerst uw e-mailapp op uw werkstation. Probeer ten minste 45 minuten echt werk te voltooien voordat u e-mail ontvangt.

3. Geloven dat multitasking niet productief is

Mensen die lezen over technologie, technologiecultuur en productiviteit weten dat multitasking niet productief is.

Nou, sorry, maar dat is gewoon niet waar.

Onderzoek naar multitasking toont aan dat het zeer productief is, maar slechts tot op zekere hoogte (zie werk van Diwas KC en Narayan bijvoorbeeld). In een grafiek heeft de waarde van multitasking een omgekeerde U-vorm. Een klein beetje is goed, maar teveel is net zo slecht als helemaal geen.

Onderzoek suggereert ook dat de waarde van multitasking varieert op basis van het individu en het soort werk dat wordt gedaan. Eerlijk gezegd geloof ik dat de meeste mensen weten welke van hun

taken zijn geschikt en ongeschikt voor multitasking. Zit je vast in een vergadering die helemaal niet relevant voor je is? Ga je gang en haal e-mail in! Een voorstel van een miljoen dollar opstellen? Je kunt je beter alleen op die taak concentreren.

Advies: stop met jezelf te vertellen dat multitasking slecht is en omarm het voor geschikte taken. Maar duw er niet op.

4. Onbewust dubbele accounts maken

Hoe vaak heb je je aangemeld voor een online account, om je later te realiseren dat je er al een aan een ander e-mailadres hebt gekoppeld? Het is een veel voorkomend probleem bij early adopters die er trots op zijn zich aan te melden voor nieuwe online sites en services zodra deze beschikbaar komen.

Het hebben van meer dan één account kan een probleem zijn als u de tijd hebt om de eerste account in te stellen. Het is ook een probleem als u gegevens in dat eerste account hebt opgeslagen die u mogelijk opnieuw nodig hebt.

De eenvoudigste manier om te voorkomen dat u dubbele accounts maakt, is door een wachtwoordbeheerder te gebruiken. Wachtwoordbeheerders beheren uw gebruikersnamen en wachtwoorden en als bijkomend voordeel houden ze ook bij of u al een account hebt bij een app, site of service.

Ik test persoonlijk software en online services als onderdeel van mijn werk, en als gevolg daarvan heb ik meer dan 450 online accounts. Ik zou nooit mijn online inschrijvingen kunnen bijhouden zonder wachtwoordbeheerder. Ik gebruik Dashlane, een keuze van PCMag-editors. Er zijn nog twee andere bewerkerskeuzes: LastPass Premium en Sticky Password Premium.

Advies: gebruik een wachtwoordbeheerder om te voorkomen dat u ongewild dubbele accounts aanmaakt.

5. Vergaderingen plannen wanneer u het scherpst bent

Je houdt ervan scherp te zijn tijdens vergaderingen, toch? Helaas, tenzij vergaderingen de kern van je werk zijn, is het zeer onproductief om vergaderingen te plannen wanneer je op je scherpst bent.

Net als e-mail worden vergaderingen beschouwd als 'werk over werk'. Het echte werk is wat je na de vergadering doet. Het is dus het beste om vergaderingen te plannen op momenten van de dag dat je meestal inzakt, meestal de middag, en je belangrijke uren te beschermen voor wanneer je de moeilijke dingen kunt aanpakken.

Wat heeft dit te maken met technisch enthousiast zijn? Nou, mijn collega-nerds, als je super verbonden bent en alle nieuwste verbonden agenda-oplossingen en planningstools gebruikt, zoals Doodle, kunnen je collega's en partners misschien zien wanneer je vrij bent en wanneer je bezig bent. Het is gemakkelijk voor iedereen om 's ochtends een vergadering voor te stellen als dat de eerste tijd van de dag is, chronologisch gezien, wanneer iedereen vrij is.

Dus blokkeer in je agenda op elk moment van de dag dat je op je hoogtepunt bent. Voor de meeste mensen is dit de eerste paar uur van de werkdag. Noem deze keer 'focuswerk' of markeer het privé zodat mensen kunnen zien dat u bezig bent maar niet weten wat u doet. Als u productieve uren blokkeert, kunt u op dit moment ook andere niet-productieve dingen plannen, zoals afspraken met artsen. Bewaar dat spul voor momenten van de dag dat je opgebrand bent.

Advies: Plan geen vergaderingen of afspraken tijdens uw uren van topproductiviteit. Blokkeer die vrije tijd in uw agenda voor werk.