7 Tips bij het kiezen van een zakelijke voip-service voor uw smb

Zeker, VoIP-providers (business-grade voice-over-IP) zijn tegenwoordig de meest populaire keuze onder kleine bedrijven en startups. U krijgt tenslotte alle functionaliteit van een PBX voor grote bedrijven voor een fractie van het geld en dat in de meeste gevallen maandelijks en per gebruiker wordt gefactureerd. Bovendien krijgt u een geheel nieuw landschap van flexibiliteit, omdat uw telefoongesprekken nu gegevens zijn.

Dat betekent dat ze kunnen worden geïntegreerd met andere systemen, zoals uw klantrelatiebeheer (CRM) of helpdesksysteem, en ze kunnen ook worden gedolven voor nieuwe inzichten in hoe uw klanten zich voelen over uw bedrijf en welke demografie uw kernpubliek vormt.

Als u hebt besloten om te upgraden naar een VoIP-service, maar u zich afvraagt ​​waar u moet beginnen, is het korte antwoord: langzaam bewegen, uw huiswerk maken en kosten niet de belangrijkste overweging maken. Er zijn een heleboel verbazingwekkende zakelijke VoIP-systemen die er zijn, maar elk heeft een andere set functies en een andere prijsstructuur, dus kiezen kan moeilijk zijn. RingCentral Office is een van de keuzes van onze Editors 'Choice, maar dat betekent niet dat je automatisch naar hun website moet gaan om het te kopen. In feite kunnen andere systemen zich richten op verschillende mogelijkheden, zoals Freshcaller met zijn specialisatie in callcenterfuncties.

U moet dus uw huiswerk maken om ervoor te zorgen dat de VoIP-service die u kiest de juiste is voor uw specifieke bedrijf. Met dat in gedachten hebben we deze lijst met belangrijke criteria samengesteld waarmee u rekening moet houden voordat u een zakelijk VoIP-systeem kiest.

1. Plannen en prijzen

We kunnen net zo goed beginnen met het belangrijkste kenmerk: kosten. Wat heb je aan een zakelijke VoIP-dienst met alle toeters en bellen als je die niet kunt betalen? AT&T Collaborate, onze andere winnaar van de Editors 'Choice, heeft een fantastische selectie functies, maar het begint bij $ 34, 95 per gebruiker per maand voor zijn Basic Voice Solution-pakket, hoewel dit wordt gereduceerd tot $ 17, 48 per gebruiker per maand als het online wordt gekocht. RingCentral biedt vergelijkbare basis- en tussentijdse prijzen vanaf $ 19, 99. Als u overstapt naar de premiumlaag, begint u bij $ 44, 99 per gebruiker per maand, maar dit niveau brengt nieuwe mogelijkheden met zich mee, waaronder multi-level auto-attendant, naam van inkomende beller-ID, gespreksopname en enkele mogelijkheden voor identiteitsbeheer.

Er zijn echter goedkopere oplossingen dan onze Keuze van de redactie, zoals Grasshopper, die begint bij $ 26 per maand (geen aspect per gebruiker), maar je zult hier functies uitwisselen. Met Grasshopper kunt u bijvoorbeeld geen voicemailberichten transcriberen en uw systeem neemt niet automatisch elke oproep voor het nageslacht op. Dit zijn geweldige services voor bedrijven die alles doen vanaf hun laptops of tablets, maar ze zijn niet zo goed als RingCentral of AT&T Collaborate voor bedrijven die een groot aantal inkomende en uitgaande gesprekken afhandelen.

Hoe weet je wat goed voor je is? Stop met focussen op de prijs en denk alleen aan de functies die u nodig hebt. Nadat u functies hebt toegewezen aan de bedrijfsprocessen die spraak nodig hebben, weet u wat uw absoluut minimale spraakplatform moet ondersteunen. Vanaf daar is het alleen maar vergelijken.

2. Aangepaste mobiele apps

Uw medewerkers zijn waarschijnlijk ten minste een deel van de tijd onderweg, dus u wilt een VoIP-service die met hen mee kan reizen. Helaas bieden niet alle VoIP-providers mobiele apps die dezelfde waarde en services bieden als de desktop-apps. De meeste systemen die we hebben beoordeeld, bieden zowel mobiele apps voor Apple iOS als voor Google Android, maar de kwaliteit varieert en dat geldt ook voor de functies tussen wat wordt aangeboden op de volwaardige desktop-softphone en wat u zult vinden in de mobiele client. Soms kan de mobiele app bijvoorbeeld geen logboek voor deze oproepen maken of voicemailtranscripties maken als de oproep niet wordt beantwoord.

3. Oproepbeheer

Naarmate VoIP-platforms volwassen worden, worden functiesets op maat gemaakt voor specifieke doelgroepen. Dat betekent dat u niet noodzakelijk dezelfde mogelijkheden zult vinden, zelfs niet in producten die rechtstreeks met elkaar concurreren. Voor organisaties die investeren in VoIP vanwege de 'hersens' van de software, betekent dit dat u heel voorzichtig moet zijn om ervoor te zorgen dat de smarts die uw bedrijf nodig heeft, daadwerkelijk in het product zitten. Oproepbeheer is een goed voorbeeld, want dit is een overkoepelende term voor bijna alles wat het systeem met een typisch telefoongesprek kan doen.

Als u bijvoorbeeld een groot aantal oproepen in een bepaald aantal telefoonnummers ontvangt (zoals een servicedesk) of het systeem op een bepaalde tijd van het jaar bereikt (vakantie-oproepen), moet u mogelijk wachtrijen plaatsen waar de VoIP systeem kan op intelligente wijze oproepen tussen verschillende extensies verdelen op basis van beschikbaarheid, geografie of andere criteria. Een ander voorbeeld kan extensiemanagement zijn, waarbij het systeem niet alleen extensies toewijst aan individuele gebruikers, het kan ook een naammap beheren die integreert met de netwerkmap van uw IT-afdeling.

4. Integratie met derden

Dit is een belangrijke toets voor VoIP. Omdat het software is, hebben deze systemen vaak een lijst met vooraf gebouwde integraties met alle apps waarvan de leverancier denkt dat hun klanten die willen. RingCentral biedt bijvoorbeeld een gezonde dosis extensies, waaronder Desk.com, Dropbox en Google Drive.

Met deze extensies kunnen klanten aangepaste workflows bouwen om hen te helpen efficiënter te werken. Een inkomend klantgesprek via RingCentral kan bijvoorbeeld de RingCentral-softphone in de helpdesk-app van Desk.com op gang brengen. De servicemedewerker neemt mogelijk de oproep aan en vult volgens standaardprocedure een probleemticket in dat wordt opgeslagen in Dropbox als een documentbestand dat ook is gekoppeld aan het ticketnummer in de Desk.com-database. Maar als onderdeel van de integratie, kunt u ook een automatische opname van het gesprek opslaan als een.wav-bestand dat is gekoppeld aan zowel het tickettekstbestand als het Desk.com-ticketnummer, dus wanneer iemand dit ticketrecord oproept, beide bestanden verschijnen als ondersteunende documentatie.

Als u uw eigen aangepaste integraties wilt ontwikkelen, zoek dan naar leveranciers die integratie-API's ondersteunen, als extra kostenopties of gratis beschikbaar voor download naar klanten. Meestal voldoen deze aan de REST-standaard, die een veel voorkomende manier is geworden om verschillende cloudservices te integreren.

5. Ondersteuning

Zoals bij elk product, is het serviceniveau dat u ontvangt cruciaal voor hoe goed uw service functioneert. RingCentral biedt 24/7 telefonische ondersteuning voor klanten met plannen voor twee of meer gebruikers. Als u een enkele gebruiker bent, kunt u van maandag tot en met vrijdag alleen iemand gedurende 13 uur blokkeren. RingCentral biedt ook 24/7 live chat-ondersteuning. Als u een wereldwijd opererend bedrijf hebt met 24-uursbehoeften, wilt u een serviceprovider vinden die kan garanderen dat uw vragen onmiddellijk (of in elk geval tijdig) worden beantwoord. Als ze dat niet kunnen bieden, wilt u misschien ergens anders kijken, vooral als uw telefoonsysteem de belangrijkste methode is om met klanten te communiceren.

Wees voorzichtig, want u voegt mogelijkheden toe aan uw telefoonsysteem, vooral in het geval van de hierboven genoemde aangepaste integraties. Alleen omdat RingCentral een goed beleid voor klantenondersteuning biedt, betekent niet dat de verkoper van alles wat u met RingCentral heeft geïntegreerd dat doet. En zelfs als ze dat doen, is het onwaarschijnlijk dat ze een integratiemechanisme ondersteunen dat in eigen huis is ontwikkeld. Bekijk elk onderdeel van uw algehele spraakcommunicatiesysteem en zorg ervoor dat u weet wie u moet bellen, wanneer u moet bellen en waarom. Als u aangepaste integraties gaat ontwikkelen, is het ook een goed idee om naar premium ondersteuningsopties te kijken. Ja, dat is extra geld, maar experts beschikbaar hebben tijdens zowel de ontwikkeling als de dagelijkse werking kan in de toekomst enorme dividenden betalen.

6. Beveiliging

Beveiliging is een must voor elke cloudgebaseerde service die op uw bedrijf is aangesloten en de aanvalsvectoren evolueren elke dag. Voor een internet-connectrd applicatie zoals VoIP, een die dient als de hub van uw zakelijke communicatie, zijn inside-out beveiligingsmaatregelen zelfs nog noodzakelijker. Doe uw due diligence bij leveranciers om te weten waar de verantwoordelijkheid ligt voor gegevens die zijn opgeslagen in een cloudgebaseerde service, en onderhandel indien mogelijk over beveiligingsvoorwaarden in uw contract. Zoek naar services die end-to-end encryptie, encryptie voor data in rust (als die er is) bieden, en niet alleen basisverificatie, maar ook geavanceerde opties, met name multi-factor authenticatie en biometrie.

Praat achter uw firewall met uw IT-personeel en zorg ervoor dat de beveiliging ook daar top-of-mind is. Zorg ervoor dat uw lokale netwerkhardware VoIP-bewust is en zakelijke beveiligingsfuncties beschikbaar heeft… zorg er vervolgens voor dat deze zijn ingeschakeld waar ze nodig zijn. Virtuele LAN's (VLAN's) worden bijvoorbeeld vaak gebruikt om spraakverkeer af te scheiden om redenen van gesprekskwaliteit, omdat het hebben van een speciaal netwerk voor dat verkeer betekent dat de gegevens van andere netwerkapps niet kunnen interfereren en audio-artefacten kunnen veroorzaken tijdens het bellen of zelfs verbroken oproepen. Maar VLAN's zijn ook geweldig voor het beveiligen van VoIP-gesprekken, zolang IT ze maar in het achterhoofd houdt. Bekijk voor meer informatie deze lijst met do's en dont's als het gaat om het beveiligen van uw VoIP-communicatie.

7. Uniforme communicatie

Uw VoIP-serviceprovider kan ook een one-stop-shop zijn voor al uw communicatiebehoeften, en de meeste hebben deze mogelijkheid geïmplementeerd onder de naam unified communications as a service (UCaaS). Dit betekent dat u uw chatfunctionaliteit, conference calls, e-mails, telefoongesprekken, video-oproepen en voicemail in één app moet integreren. Alle services die we hebben beoordeeld, bieden een vorm van dit soort services, maar niet elke VoIP-provider doet dit op dezelfde manier.

Platforms zoals de winnaars van onze Editors 'Choice, AT&T en RingCentral, hebben bijvoorbeeld zeer rijke, uniforme communicatiemogelijkheden die alle bovengenoemde kanalen bestrijken, evenals slimme vergaderruimten en vergelijkbare samenwerkingsfuncties. Meer softwaregeoriënteerde providers, zoals Dialpad, zullen zeer geavanceerde en zeer uniforme softphones aanbieden, maar zullen niet in staat zijn om hardwaretelefoons te integreren. Ten slotte bieden leveranciers met zeer lage kosten, zoals Grasshopper, geen uniforme communicatievoorziening of slechts één of twee extra kanalen, zoals fax en sms.

Uitzoeken welke kanalen uw bedrijf dagelijks gebruikt om werk voor elkaar te krijgen, is de sleutel tot een effectieve implementatie van geïntegreerde communicatie. Als je alleen stem gebruikt, hoef je je daar geen zorgen over te maken, maar tegenwoordig is dat praktisch een eenhoorn. Elk bedrijf communiceert met behulp van meer kanalen dan alleen spraak, en een uniform systeem betekent dat ze die kanalen efficiënter kunnen gebruiken. Zonder een UCaaS-app voert u ongelijksoortige systemen uit op uw MKB, zonder dat u kunt bijhouden wie welk bericht heeft ontvangen, op welk apparaat en via welk medium.