Organiseer: 7 eenvoudige tips om eindelijk papierloos te worden

Hoeveel stukjes papier liggen er op uw aanrecht, eetkamertafel of een andere plaats waar ze niet thuishoren? Hang je aan bonnen voor het geval je ze weer nodig hebt? Is er een stapel papieren van de dierenarts die u bewaart voor het geval u precies moet onthouden welke medicijnen uw huisdier drie jaar geleden heeft gebruikt? Al dat papier ligt daar te wachten op een moment dat je het kunt verwerken, wat dat ook betekent. (Het betekent een blik werpen op elke pagina en ze vervolgens allemaal in de prullenbak stoppen.) Het is tijd om het papier en alle schuldgevoelens weg te nemen. Het is tijd om papierloos te gaan.

Ik ben bijna tien jaar papiervrij geweest. Met papiervrij bedoel ik niet dat er nul stukjes papier in mijn leven zijn. Ik heb natuurlijk nog steeds mijn papieren geboorteakte nodig en ik gebruik een klein papieren notitieboek voor een taalcursus die ik volg. Voor het grootste deel hang ik echter niet aan papier. In plaats daarvan scan ik belangrijke documenten naar een opslagservice en bewaar ik digitale notities in een notitie-app. Ik schrijf ook mijn takenlijst en boodschappenlijst in mijn telefoon en ik zet aanbevelingen voor restaurants vast aan een online kaart. Er zijn veel eenvoudige manieren om papier uit je leven te verwijderen.

Digitaal gaan is eenvoudig. Het moeilijkste is om het papier niet terug te laten binnensluipen. Als je klaar bent om het grootste deel van het papier in je leven kwijt te raken, is dit wat je moet weten om aan de slag te gaan en het vol te houden.

1) Vergeet de achterstand

Het klinkt misschien tegen je intuïtie, maar de eerste stap om papierloos te worden, is vergeten welke papieren achterstand je al hebt opgebouwd en je in plaats daarvan concentreren op de nieuwe gewoonten die je moet aannemen om vanaf nu papierloos te worden. Kijk niet achterom: kies een vooruitstrevende aanpak.

Je komt ooit bij je bestaande stapels papier - of niet. Voor nu, laat die papieren je niet tegenhouden. Te maken krijgen met een achterstand kan overweldigend aanvoelen en wanneer mensen zich overweldigd voelen, stellen ze uit. Dus vergeet het nu maar. Probeer in plaats daarvan ervoor te zorgen dat de achterstand niet groter wordt.

2) Download deze vijf apps

Er zijn vijf apps of services die u nodig hebt om papierloos te werken. Zij zijn:

• een takenlijst-app,
• een scan-app,
• een online opslagservice, waar u uw digitale bestanden plaatst (meer hierover zo meteen),
• hulpmiddelen voor e-handtekeningen (Adobe Acrobat is een goed voorbeeld) voor het ondertekenen van digitale documenten zonder ze af te drukken, en
• een documentbezorgservice voor het verzenden van officiële documenten zonder ze af te drukken.

Bekijk hier mijn aanbevelingen voor elk type app.

3) Kies een opslagservice

Laten we wat meer ingaan op de derde app, een opslagservice, omdat deze ingewikkelder is dan de andere. In de opslagservice kunt u digitale versies van uw papieren documenten bewaren.

Idealiter wilt u een opslagservice die uw bestanden toegankelijk maakt, waar u ook bent en er een back-up van maakt. Een optie is om een ​​online opslag- en bestandsuitwisselingsservice te gebruiken, zoals Dropbox of Microsoft OneDrive.

Een andere optie is om een ​​service te gebruiken die speciaal is ontworpen voor mensen die papierloos willen werken. Neat en File Dit zijn twee voorbeelden. Ze hebben speciale hulpmiddelen voor mensen die papierloos gaan, zoals de mogelijkheid om automatisch herkende documenttypen te labelen en te taggen, zoals belastingen. FileThis heeft ook een "haal" -service die automatisch belangrijke documenten kopieert die het in uw e-mailaccount vindt.

Welke service u ook kiest, kies er een en blijf erbij zodat u al uw digitale documenten op één plek kunt bewaren.

4) Aanmelden voor e-mailafschriften en digitale betalingen

Als u nog steeds papieren facturen en afschriften ontvangt, meldt u zich dan aan om ze in plaats daarvan per e-mail te ontvangen. Als u nog steeds regelmatig cheques verzendt, kijk dan of u in plaats daarvan kunt overschakelen naar online betalingen.

Terwijl nutsbedrijven en banken al jaren digitale betalingen eren, zijn de laatste holdouts die ze niet altijd accepteren, verhuurders en managementbedrijven. Als je vastzit in deze situatie, probeer dan uit te leggen dat ze hun geld sneller en betrouwbaarder krijgen als ze digitale betalingen accepteren. Zelfs de kleinste bedrijven kunnen directe bankoverschrijvingen accepteren zonder dat er kosten aan verbonden zijn. Wanneer u al uw facturen digitaal kunt betalen in plaats van met cheques en enveloppen, komt u een stap dichter bij het papierloos zijn.

5) Scannen en vernietigen

Nu is het tijd om nieuwe gewoonten te ontwikkelen. Scannen en versnipperen of recyclen doe je waarschijnlijk het meest. Ik geef de voorkeur aan scannen met een mobiele app, maar u kunt ook een desktopscanner of de scanfunctie op een multifunctionele printer gebruiken.

Maak een regel voor jezelf die ongeveer als volgt gaat: wanneer ik een nieuw stuk papier krijg dat ik moet digitaliseren, gebruik ik mijn telefoon om het meteen te scannen en plaats ik het papier in de stapel voor recyclen of versnipperen. Beter nog, gooi het rechtstreeks in de shredder weg. Waarom wachten?

Jezelf dwingen die gewoonte te volgen kan moeilijk zijn. "Ik heb nu geen tijd om dit te scannen, " zou je kunnen zeggen. Oefen je nieuwe gewoonte door een document of twee uit je achterstand te scannen, gewoon om het uit te proberen. Hoe lang duurt het? Welke app heb je gebruikt? Het kan ook zijn dat het scannen van documenten in natuurlijk licht soepeler verloopt dan bij binnenverlichting. Als je eenmaal een idee hebt gekregen hoe je het moet doen en hoeveel tijd het kost, is het misschien gemakkelijker om het te volgen.

6) Ontwikkel andere workflows

Scannen en vernietigen is één workflow. Terwijl u vertrouwd raakt met uw papierloze levensstijl, zult u merken dat u meer workflows nodig hebt voor andere situaties.

Hier is een voorbeeld: wanneer u een nieuw product koopt, kunt u foto's maken van de gebruikershandleiding, het aankoopbewijs, de garantie en het serienummer of andere relevante informatie. Upload die foto's naar uw opslagservice en verwijder het overbodige papier.

Een andere workflow die u kunt maken, is het opslaan van een stapel papieren waarvan u denkt dat u deze moet vernietigen, maar die u op dit moment niet zeker weet, en ze vervolgens op een speciale dag doornemen. Kies een tijd en datum, of elke zaterdag of de eerste zondag van de maand, en gebruik die tijd om je stapel op te ruimen.

Soms wilt u papieren scannen en tegelijkertijd de originelen bewaren, in het geval van verzekeringsbewijzen, huiseigenaren, enzovoort. Door ze te digitaliseren, maakt u een back-up en zorgt u ervoor dat u toegang hebt tot de informatie die ze bevatten, zelfs als u het origineel niet te pakken kunt krijgen.

7) Denk er niet te veel over na

Er zijn enkele documenten die u zult vragen of u de originelen wilt behouden of wilt digitaliseren en vernietigen. Denk niet te veel na over een moeilijk telefoontje. Papierloos zijn zou je leven eenvoudiger en gemakkelijker moeten maken - niet stressvoller. Berg het origineel op in een map, accordeonmap of archiefkast. Niemand komt je Paperless Club-kaart meenemen als je een paar papieren vasthoudt.

Medische dossiers zijn lastig, omdat je alleen geacht wordt deze te digitaliseren en elektronisch op te slaan als je een HIPAA-compatibel systeem hebt. Je zou kunnen besluiten om ze eenvoudig in een map of accordeonmap te plaatsen en er eenmaal per jaar doorheen te bladeren voor alles wat klaar is om te gooien.

Dat gezegd hebbende, houd je niet vast aan digitale documenten die geen doel hebben en houd je er niet aan. Als je het type persoon bent dat ijverig aan papier hangt en denkt dat je het verantwoordelijke doet, kan het eng zijn om alles te versnipperen en te recyclen. Maar heb je ooit dat bonnetje nodig voor een sandwich of een verklaring van uitkeringen van twee jaar geleden? Versnipper ze en laat het los.