Video: 5 tips voor een productiever leven (November 2024)
Onderzoek naar productiviteit op de werkplek laat keer op keer zien dat vergaderingen en e-mail de grootste tijdverspilling zijn. Maar vergaderingen zijn soms onvermijdelijk (ook e-mail).
U kunt vergaderingen echter sneller en efficiënter maken, vooral als u een kleine ondernemer of een afdelingshoofd bent en invloed hebt. Een paar best practices invoeren kan een lange weg gaan. Het verkrijgen van de juiste hulpmiddelen om mensen aan het werk te houden en productief vooruit te gaan, helpt ook op de lange en korte termijn.
Hier zijn een paar aanbevelingen:
tekening
Een vergadering plannen is vaak het eerste pijnpunt, maar met Doodle.com hoeft dat niet zo te zijn. Doodle is een freemium-website en mobiele app waarmee je een enquête kunt instellen met mogelijke tijden en datums voor vergaderingen. U nodigt deelnemers aan de vergadering uit om een URL te bezoeken en selecteert eenvoudig de tijden en datums die voor hen het beste werken. Doodle isoleert automatisch de beste optie, op basis van ieders inbreng. Het is eenvoudig, snel en creëert geen eindeloze e-mailthreads om een datum en tijd vast te leggen om af te spreken.
Notities maken-apps
Als u tijdens een vergadering notities wilt maken, hebt u echt een speciale app voor het maken van notities nodig. De beste notitietoepassingen, zoals Evernote en Microsoft OneNote, synchroniseren notities op al uw apparaten, dus als u tijdens een vergadering notities op een iPad maakt, verschijnen ze automatisch op uw kantoorlaptop voordat u zelfs terug aan uw bureau aankomt.
Zowel Evernote als Microsoft OneNote ondersteunen tekstnotities, audio-opnamen en memo's en afbeeldingen, zodat u een foto van een whiteboard of dia uit een presentatie kunt maken en deze automatisch aan uw notities kunt toevoegen.
Google Documenten en Google Spreadsheets
Tijdens samenwerkingsbijeenkomsten gebruik ik graag Google Documenten en Spreadsheets, omdat iedereen in de vergadering, of ze nu fysiek aanwezig zijn of inbellen via telefoon of webconferentiegesprek, zich kan aanmelden bij hetzelfde document en het tegelijkertijd kan bewerken. Google Documenten voor tekstverwerking en Spreadsheets voor spreadsheets ondersteunen ook opmerkingen voor het geval u niet wilt dat meerdere mensen inline bewerkingen uitvoeren. Het is een van de beste services om in realtime samen te werken aan bestanden, en zeker veel beter dan één persoon later terug te sturen naar zijn bureau om een document te bewerken op basis van ieders mondelinge inbreng. Die methode is gevoelig voor fouten!
Talkboard (voor iPad)
Vergelijkbaar met Google Documenten, maar meer visueel, is Talkboard van Citrix. Beschouw Talkboard als een virtueel whiteboard, waar veel mensen tegelijkertijd op hetzelfde oppervlak kunnen tekenen. Talkboard is vooral handig bij het beoordelen van kunstconcepten, zoals een websiteontwerp of een nieuw logo, omdat iedereen in de vergadering kan deelnemen aan dezelfde whiteboardruimte en de afbeelding die wordt besproken in realtime kan tekenen of annoteren.
Lengte is belangrijk
Een laatste strategie om uw vergaderingen efficiënter te maken, is om ze kort te houden. Standaard worden agenda-uitnodigingen gewoonlijk voorgesteld als vergaderingen in blokken van 30 of 60 minuten, maar er is niets dat u ervan weerhoudt om ze slechts 8 minuten lang te plannen. Denk na over het plannen van een zeer korte vergadering, waardoor de verwachtingen van mensen kunnen veranderen en misschien een vuurtje onder hen wordt ontstoken om hun presentaties en opmerkingen kort te houden.
